MANUAL DE MANUAL DE 
NORMAS Y 
PROCEDIMIENTOS 


UNIDAD DE PLANIFICACIÓN 
-UPLA



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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN -UPLAMDNP-
UPLA-02 
Elaboró Revisó Aprobó 
Jesika Alejandra Morales 
Hernández 
Directora de la Unidad de 
Planificación 
Licda. Celia Ruth Lémus 
Quevedo de Dávila 
Subsecretaria 
Administrativa 
Licda. Ana Glenda Tager 
Rosado 
Secretaria Privada de la 
Presidencia 
Aprobado según Acuerdo 
No. SPP-AI-63-2025/UDAJ 
del 18 de diciembre de 2025 
Guatemala, 18 de diciembre de 2025 

3 
INDICE 
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 5 
2. OBJETIVOS ........................................................................................................................ 6 
2.1 OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................................... 6 
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................................................ 6 
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ....................................................................................................... 7 
4. BASE LEGAL ......................................................................................................................... 7 
5. NORMAS GENERALES ......................................................................................................... 9 
6. PROCEDIMIENTOS ........................................................................................................... 11 
6.1. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL (POA), PLAN ESTRATÉGICO 
INSTITUCIONAL (PEI) Y PLAN OPERATIVO MULTIANUAL (POM) 
11 
6.1.1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 11 
6.1.2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 11 
6.1.3. NORMAS ESPECÍFICAS ............................................................................................................................ 11 
6.1.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................ 12 
6.1.5. DIAGRAMA DE FLUJO: ELABORACIÓN DEL POA, PEI Y POM ............................................................. 15 
6.2. PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN CUATRIMESTRAL DE METAS FÍSICAS .................................................. 16 
6.2.1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 16 
6.2.2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 16 
6.2.3. NORMAS ESPECÍFICAS ............................................................................................................................ 16 
6.2.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................ 17 
6.2.5. DIAGRAMA DE FLUJO: PROGRAMACIÓN CUATRIMESTRAL DE METAS FÍSICAS .................................................. 18 
6.3 PROCEDIMIENTO: EJECUCIÓN MENSUAL DE METAS FÍSICAS ...................................................................... 19 
6.3.1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 19 
6.3.2. ALCANCE .............................................................................................................................................. 19 
6.3.3. NORMAS ESPECÍFICAS ............................................................................................................................ 19 
6.3.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................................................ 20 
6.3.5. DIAGRAMA DE FLUJO: EJECUCIÓN MENSUAL DE METAS FÍSICAS ................................................................... 22 

4 
7. SIMBOLOGIA ................................................................................................................... 24 
8. ACRÓNIMOS ................................................................................................................... 25 
9. GLOSARIO ........................................................................................................................ 26 
10. ANEXOS ........................................................................................................................ 29 
ANEXO 1: FORMATO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA POA, PEI Y POM .......................................... 29 
ANEXO 2: FORMATO DE PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN POR UNIDADES FORMATO ............................... 32 
ANEXO 3: FORMATO DE INFORME DE EJECUCIÓN MENSUAL ................................................................................ 36 
ANEXO 4: LISTA DE VERIFICACIÓN DE CALIDAD DE INFORMACIÓN ........................................................................ 39 

5 
1. INTRODUCCIÓN 
El Manual de Normas y Procedimientos ha sido elaborado como una 
herramienta administrativa fundamental para la Unidad de Planificación de la 
Secretaría Privada de la Presidencia, diseñado para servir como guía práctica y 
comprensible en la correcta ejecución de las funciones asignadas a esta 
unidad. 
Al estar clasificado como un Manual Específico, presenta de forma detallada 
los pasos, fases y actividades que deben seguirse en cada procedimiento, 
permitiendo la estandarización del trabajo, la reducción de errores y la mejora 
en la eficiencia operativa. Este nivel de detalle asegura que cualquier 
integrante de la institución, independientemente de su experiencia o jerarquía, 
pueda comprender y aplicar adecuadamente los procesos establecidos. 
El manual incorpora no solo la descripción textual y diagramación de cada 
procedimiento, sino también las normas, políticas y lineamientos que rigen la 
gestión de la unidad, ofreciendo así un marco normativo sólido que respalda 
las decisiones y acciones administrativas. 
En conjunto, este documento constituye una guía integral para el desarrollo 
eficiente, transparente y alineado con los principios institucionales de todas 
las funciones y atribuciones asignadas a la Unidad de Planificación. 

6 
2. OBJETIVOS 
2.1 Objetivo General 
Establecer las normas y procedimientos que regulan el funcionamiento de la 
Unidad de Planificación, definiendo los procesos técnico-administrativos para 
la planificación, monitoreo y evaluación institucional, con el fin de orientar la 
ejecución de actividades y asegurar la comprensión, aplicación y 
estandarización de los procesos que rigen el funcionamiento de esta unidad 
dentro de la Secretaría Privada de la Presidencia. 
2.2 Objetivos Específicos 
• Documentar de manera ordenada y estandarizada las actividades, 
procesos y procedimientos que se realizan en la Unidad de Planificación. 
• Delimitar las funciones y responsabilidades del personal que integra la 
Unidad, evitando duplicidad, omisiones y confusión en el desempeño 
laboral. 
• Facilitar la inducción del personal de nuevo ingreso o en proceso de 
rotación, proporcionando una guía clara sobre los procesos internos y 
normativas vigentes. 
• Fortalecer los mecanismos de control interno mediante la documentación 
precisa de procedimientos, promoviendo una gestión eficiente, 
transparente y orientada a resultados. 
• Brindar un marco de referencia normativo y técnico que respalde la toma 
de decisiones y la correcta aplicación de políticas institucionales en 
materia de planificación. 

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3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 
El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene su ámbito de aplicación 
a nivel interno, en cumplimiento de la normativa y las funciones que rigen a la 
Unidad de Planificación de la Secretaría Privada de la Presidencia. Asimismo, 
está disponible como documento de consulta para la ciudadanía interesada, a 
través del portal oficial de esta Secretaría. 

8 
4. BASE LEGAL 
• Constitución Política de la República de Guatemala. 
• Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto Número 114-97. 
• Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría Privada de la Presidencia, 
Acuerdo Gubernativo Número 87-2025. 
• Distribución Analítica del Presupuesto para el ejercicio fiscal en curso. 
• Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el 
Sector Público de Guatemala, Ministerio de Finanzas Públicas y 
Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, Segunda 
Edición 2023. 
• Guía Metodológica De Planificación Operativa Multianual Y Anual, 
SEGEPLAN. 
• Normas para la Formulación Presupuestaria vigentes emitidas por el 
Ministerio de Finanzas Públicas. 
• Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de Guatemala, 
Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas. 
• Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por 
la Contraloría General de Cuentas. 

9 
5. NORMAS GENERALES 
El presente Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Planificación 
deberá ser revisado y actualizado periódicamente por la propia Unidad y 
aprobado por el Secretario(a) Privado(a) de la Presidencia, con el fin de 
asegurar su vigencia y concordancia con la normativa legal que fundamenta 
las acciones de la UPLA. 
La socialización y observancia del presente Manual de Normas y 
Procedimientos es de carácter obligatorio para todo el personal de la Unidad 
de Planificación, con el propósito de asegurar el cumplimiento adecuado de 
las funciones asignadas y la correcta ejecución de los procedimientos 
establecidos. 
El personal que intervenga en los procedimientos descritos en este manual es 
corresponsable del contenido y cumplimiento del mismo, según su ámbito de 
competencia. 
Las situaciones no previstas en el presente Manual serán resueltas por quien 
ocupe la Dirección de la Unidad de Planificación. 
Las solicitudes formales dirigidas a la Unidad de Planificación deberán 
realizarse por escrito, mediante oficio o correo electrónico institucional, 
dirigidas a quien ocupe la Dirección de la Unidad. No obstante, podrán 
atenderse requerimientos o instrucciones verbales del Despacho Superior, 
conforme a su naturaleza, urgencia y competencia. 
Los reportes, planes e informes emitidos por la Unidad de Planificación 
deberán ser suscritos únicamente por quien ocupe la Dirección de la unidad. 
En casos de ausencia temporal, esta responsabilidad podrá ser delegada a la 
persona formalmente designada para cubrir dicha función. 
La digitalización y archivo de los documentos que ingresen o egresen de la 

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Unidad de Planificación se realizará conforme a los lineamientos establecidos 
por el Despacho Superior o las instancias competentes en materia de gestión 
documental y archivo institucional. 
Todos los plazos establecidos en este manual se computarán en días hábiles, 
salvo indicación contraria. En caso de urgencia debidamente justificada, quien 
ocupe la Dirección de la Unidad podrá autorizar la reducción de plazos. 

11 
6. PROCEDIMIENTOS 
6.1. PROCEDIMIENTO: Elaboración del Plan Operativo 
Anual (POA), Plan Estratégico Institucional (PEI) y 
Plan Operativo Multianual (POM) 
6.1.1. Objetivo del procedimiento: 
Establecer el proceso sistemático para la elaboración, revisión y aprobación 
de los instrumentos de planificación institucional, garantizando su alineación 
con la normativa vigente y los objetivos estratégicos de la Secretaría. 
6.1.2. Alcance: 
Este procedimiento abarca desde la solicitud inicial de información hasta la 
presentación final a SEGEPLAN. Involucra a la Unidad de Planificación, 
Subsecretarías, Direcciones y Unidades administrativas. 
6.1.3. Normas específicas: 
¦ Las solicitudes de información deberán realizarse con al menos 45 días 
calendario de anticipación al vencimiento de plazos establecidos por 
SEGEPLAN. 
¦ Las Subsecretarías y Direcciones tendrán un plazo máximo de 15 
días hábiles para proporcionar la información requerida. 
¦ La información debe incluir: diagnóstico situacional, objetivos 
específicos, metas cuantificables, indicadores de gestión y presupuesto 
asignado. 
¦ Los documentos deben cumplir con los lineamientos 
metodológicos establecidos por SEGEPLAN y MINFIN. 
¦ Toda corrección solicitada deberá ser atendida en un plazo máximo de 5 
días hábiles. 

12 
6.1.4. Descripción del procedimiento 
Procedimiento: Elaboración del POA, PEI 
y POM 
Código: MDNP-UPLA-02-01 
Fecha: Diciembre, 2025 
Versión: 02 
Unidad administrativa: Unidad de 
Planificación 
Área 
responsable: 
Unidad de Planificación 
Puesto responsable Paso No. Actividad 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
1 
Solicita por medio de oficio a las 
Subsecretarías, Direcciones y Unidades 
administrativas, la información que les 
corresponde para la elaboración del POA, PEI 
y POM, especificando formato y contenido 
mínimo. 
Direcciones y Unidades 
2 
Reciben el oficio, analizan los requerimientos, 
generan la información solicitada siguiendo 
los lineamientos técnicos establecidos y la 
trasladan al Director/a de la Unidad de 
Planificación dentro del plazo establecido. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
3 
Recibe la información de las Subsecretarías, 
Direcciones y Unidades, y revisa su contenido 
verificando: completitud de datos, coherencia 
con objetivos institucionales, viabilidad 
técnica y presupuestaria, cumplimiento de 
formatos establecidos. ¿La información 
cumple con todos los criterios de calidad? 
• No: Elabora observaciones específicas y 
devuelve a las unidades para corrección 
dentro de 5 días hábiles. Regresa a paso 2. 
• Sí: Procede con la consolidación de la 
información. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
4 
Consolida y elabora el POA, PEI y POM con 
base en la información recibida, aplicando 
metodologías de planificación estratégica, 
asegurando coherencia entre instrumentos, 
verificando alineación con políticas públicas 
y validando consistencia presupuestaria con 
MINFIN. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
5 
Ingresa en el Sistema de Planes 
Institucionales (SIPLAN) la información 
correspondiente al POA, PEI y POM, genera 
reportes de validación del sistema y verifica 
la correcta carga de todos los 
componentes. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
6 
Elabora oficio dirigido a SEGEPLAN, adjunta 
documentos digitales, y traslada al 
Secretario/a Privado/a de la Presidencia para 
revisión y firma. 

13 
Secretario/a Privado/a de 
la Presidencia 
7 
Recibe y revisa los documentos verificando: 
cumplimiento de objetivos estratégicos 
institucionales, coherencia con políticas 
presidenciales, viabilidad de 
implementación. Firma el oficio de 
presentación y devuelve al Director/a de la 
Unidad de Planificación. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
8 
Recibe el oficio firmado, prepara el expediente 
completo digital (CD), y lo remite 
oficialmente a SEGEPLAN dentro de los 
plazos establecidos, obteniendo constancia 
de recepción. 
Director/a de la 
Unidad de 
Planificación 
9 Recibe constancia de recepción de 
SEGEPLAN, digitaliza todos los documentos, 
archiva expediente completo siguiendo 
protocolo de gestión documental. 
FIN DEL PROCEDIMIENTO 

14 
6.1.5. Diagrama de flujo: Elaboración del POA, PEI y POM 

15 
6.2. PROCEDIMIENTO: Programación Cuatrimestral de 
Metas Físicas 
6.2.1. Objetivo del procedimiento: 
Establecer el proceso para la programación periódica de metas físicas 
institucionales, para el seguimiento efectivo de los resultados. 
6.2.2. Alcance: 
Este procedimiento comprende desde la solicitud de programación hasta la 
presentación oficial a la DTP. Involucra a la Unidad de Planificación, 
Subsecretarías, Dirección Administrativa y Subsecretaría Administrativa. 
6.2.3. Normas específicas: 
¦ La programación debe presentarse en los primeros 10 días hábiles de 
cada cuatrimestre. 
¦ Las metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y 
con tiempo definido. 
¦ Debe existir correspondencia directa entre metas físicas y 
asignación presupuestaria. 
¦ Las correcciones solicitadas deben atenderse dentro de 3 días hábiles. 
¦ El registro en SIGES debe completarse antes de la presentación a DTP. 

16 
6.2.4. Descripción del procedimiento 
Procedimiento: Programación Cuatrimestral de 
Metas Físicas 
Código: MDNP-UPLA-02-02 
Fecha: Diciembre, 2025 
Versión: 02 
Unidad administrativa: 
Unidad de Planificación 
Área 
responsable: 
Unidad de Planificación 
Puesto 
responsable 
Paso No. Actividad 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
1 
Solicita mediante oficio a las Subsecretarías y a la 
Dirección Administrativa la programación 
cuatrimestral de metas físicas, especificando: período 
a programar, formato requerido. 
Subsecretarías y 
Dirección Administrativa 
2 
Reciben solicitud y elaboran la programación 
cuatrimestral de metas físicas del periodo 
correspondiente y trasladan programación al 
Director(a) de la Unidad de Planificación. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
3 
Recibe y revisa la programación cuatrimestral de metas 
físicas verificando: 
¿La programación cumple con todos los criterios 
técnicos? 
• No: Elabora observaciones específicas y 
devuelve para corrección dentro de 3 días hábiles. 
Regresa a paso 2. 
• Sí: Firma de recibido y procede al registro. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
4 
Registra en SIGES la programación cuatrimestral de 
metas físicas, verifica integridad de datos cargados, 
genera reportes de validación del sistema y confirma 
que todos los campos obligatorios estén completos. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
5 
Imprime el comprobante de Programación de 
Metas, Productos y Subproductos desde SIGES, 
elabora oficio de presentación dirigido a la DTP 
especificando el período programado y lo traslada al 
Subsecretario/a Administrativo/a para revisión y 
firma. 
Director/a de la Dirección 
Administrativa 
6 
Recibe documentos, revisa la programación 
verificando: alineación con prioridades 
institucionales, consistencia presupuestaria, 
viabilidad de cumplimiento. Firma el comprobante y 
el oficio, y los traslada al Director/a de la Unidad de 
Planificación. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
7 
Recibe documentos firmados, prepara expediente 
completo y los envía oficialmente a la DTP del 
MINFIN, obteniendo constancia de recepción con 
firma y sello de la copia correspondiente. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
8 Recibe constancia de entrega, digitaliza todos los 
documentos y archiva expediente completo siguiendo 
protocolo de gestión documental. 
FIN DEL PROCEDIMIENTO 

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6.2.5. Diagrama de flujo: Programación Cuatrimestral de 
Metas Físicas 

18 
6.3 PROCEDIMIENTO: Ejecución Mensual de Metas 
Físicas 
6.3.1. Objetivo del procedimiento: 
Establecer el proceso de seguimiento y reporte mensual del avance en el 
cumplimiento de metas físicas institucionales, garantizando la medición 
oportuna del desempeño y la identificación de desviaciones. 
6.3.2. Alcance: 
Este procedimiento abarca desde la solicitud de información de ejecución 
hasta la presentación del informe oficial a la DTP. Involucra a la Unidad de 
Planificación, Subsecretarías, Unidad Administrativa y Subsecretaría 
Administrativa. 
6.3.3. Normas específicas: 
¦ Los informes de ejecución deben presentarse dentro de los primeros 5 
días hábiles de cada mes. 
¦ La información debe incluir: porcentaje de avance, cantidad 
ejecutada, análisis de variaciones y acciones correctivas. 
¦ Los datos deben respaldarse con evidencia documental verificable. 
¦ El registro debe completarse tanto en SIGES como en SIPLAN 
para garantizar consistencia. 
¦ Las desviaciones superiores al 15% requieren justificación detallada. 

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6.3.4. Descripción del procedimiento 
Procedimiento: Ejecución Mensual de Metas 
Físicas 
Código: MDNP-UPLA-02-03 
Fecha: Diciembre, 2025 
Versión: 02 
Unidad administrativa: 
Unidad de Planificación 
Área responsable: Unidad de Planificación 
Puesto responsable Paso No. Actividad 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
1 
Solicita mediante oficio a las Subsecretarías y a la 
Unidad Administrativa el informe de ejecución 
mensual de metas físicas, especificando: mes a 
reportar, indicadores a incluir, formato establecido, 
evidencia documental requerida y plazo de entrega (5 
días hábiles del mes siguiente). 
Subsecretarías y Unidad 
Administrativa 
2 
Reciben el oficio, recopilan información de 
ejecución del mes correspondiente, analizan e l 
cumpl imiento de metas programadas, 
elaboran el informe mensual incluyendo evidencia 
documental y lo trasladan al Director(a) de la Unidad 
de Planificación. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
3 
Recibe y revisa la ejecución de metas físicas 
verificando: Que la información esté completa, 
consistencia con programación aprobada, calidad de 
evidencia documental y el cálculo de porcentajes de 
avance. 
¿La información cumple con estándares de calidad y 
veracidad? 
• No: Elabora observaciones específicas y devuelve 
para corrección dentro de 2 días hábiles. Regresa a 
paso 2. 
• Sí: Firma de recibido y procede al registro. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
4 
Registra la ejecución de metas físicas en SIGES y 
SIPLAN, Verifica consistencia entre ambos sistemas y 
genera los comprobantes correspondientes: 
Comprobante de Ejecución de Metas de Productos y 
Subproductos (SIGES), Reporte de Avance de Metas 
Físicas y Financieras (SIPLAN). Revisa y firma ambos 
documentos. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
5 
Elabora el oficio para remitir el comprobante de 
Ejecución de Metas de Productos y Subproductos a la 
DTP y lo traslada para firma al Subsecretario/a 
Administrativo/a o al Secretario/a Privado/a 
según corresponda, para revisión y firma. 
Subsecretario/a de 
Subsecretaría 
Administrativa 
6 
Recibe, revisa y firma el oficio y el comprobante de 
Ejecución de Metas de Productos y Subproductos, y 
los devuelve al Director/a de la Unidad de 
Planificación. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
7 
Recibe documentos firmados, prepara expediente 
completo y envía oficialmente el oficio y el 
comprobante de Ejecución de Metas de Productos y 
Subproductos a la DTP del MINFIN, obteniendo 

20 
constancia de recepción. 
Director/a de la 
Unidad 
de Planificación 
8 
Recibe constancia de entrega, digitaliza todos los 
documentos del mes, archiva expediente completo 
siguiendo protocolo de gestión documental. 
FIN DEL PROCEDIMIENTO 

21 
6.3.5. Diagrama de flujo: Ejecución Mensual de Metas Físicas 

22 
7. SIMBOLOGIA. 
La siguiente simbología se utiliza en los diagramas de flujo de los 
procedimientos contenidos en este manual: 
Símbolo Nombre Descripción 
. Inicio/Fin Indica el punto de inicio o terminación del 
procedimiento 
. Actividad Representa la ejecución de una actividad o 
tarea dentro del procedimiento 
Documento/Archivo Representa cualquier documento que entre, se 
utilice, se genere o salga del procedimiento. 
También indica que se guarde un documento 
en forma temporal o permanente 
. Traslado Desplazamiento o transporte. Indica el 
movimiento de los empleados, material y 
equipo de un lugar a otro 
. Decisión o Alternativa Indica un punto de decisión donde el flujo 
puede tomar diferentes caminos según la 
respuesta 
Conector de Página Representa una conexión o enlace con otra 
hoja diferente, en la que continúa el diagrama 
de flujo 
. . . . Dirección de Flujo Indica la dirección y secuencia de las 
actividades en el diagrama 
Conector Representa una conexión o enlace de una 
parte del diagrama de flujo con otra parte 
lejana del mismo 

23 
8. ACRÓNIMOS 
Acrónimo Significado 
UPLA Unidad de Planificación 
POA Plan Operativo Anual 
PEI Plan Estratégico Institucional 
POM Plan Operativo Multianual 
SEGEPLAN Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia 
SIPLAN Sistema de Planes Institucionales 
DTP Dirección Técnica del Presupuesto 
MINFIN Ministerio de Finanzas Públicas 
SIGES Sistema Informático de Gestión del Estado 
SPP Secretaría Privada de la Presidencia 
MNDP Manual de Normas y Procedimientos 
PR Procedimiento 
CGC Contraloría General de Cuentas 

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9. GLOSARIO 
• Director(a) de la Unidad de Planificación: Persona funcionaria 
responsable de dirigir y coordinar las actividades de planificación 
estratégica e institucional, encargada de supervisar la elaboración de 
planes, programas y proyectos. 
• Planificación Estratégica: Proceso sistemático de definición de 
objetivos institucionales a mediano y largo plazo, estableciendo las 
estrategias y recursos necesarios para alcanzarlos. 
• Plan Operativo Anual (POA): Instrumento de planificación que traduce 
los objetivos estratégicos en metas específicas, medibles y alcanzables 
para un período anual. 
• Plan Estratégico Institucional (PEI): Documento que establece la visión, 
misión, objetivos estratégicos y líneas de acción de la institución para 
un período plurianual. 
• Plan Operativo Multianual (POM): Instrumento de planificación que 
establece objetivos, metas y programaciones para un período de varios 
años, alineado con el PEI. 
• Metas Físicas: Objetivos cuantificables y medibles que expresan los 
resultados esperados en términos de productos o servicios a entregar 
en un período determinado. 
• Indicadores de Gestión: Herramientas de medición que permiten evaluar 
el desempeño, eficiencia y eficacia en el cumplimiento de objetivos 
institucionales. 
• SIGES: Sistema Informático de Gestión del Estado de Guatemala, 
plataforma tecnológica para el registro y seguimiento de la ejecución 

25 
presupuestaria y de metas físicas. 
• SIPLAN: Sistema de Planes Institucionales, herramienta informática 
para la formulación, seguimiento y evaluación de planes institucionales. 
• Programación Cuatrimestral: Distribución temporal de metas y 
actividades en períodos de cuatro meses, permitiendo un seguimiento 
más detallado del cumplimiento de objetivos. 
• Ejecución Mensual: Proceso de medición y reporte del avance real en el 
cumplimiento de metas programadas durante cada mes del ejercicio 
fiscal. 
• SEGEPLAN: Secretaría de Planificación y Programación de la 
Presidencia, ente rector del Sistema Nacional de Planificación. 
• DTP: Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas 
Públicas, responsable de la formulación y seguimiento presupuestario. 
• MINFIN: Ministerio de Finanzas Públicas, entidad rectora de las 
finanzas públicas del Estado. 
• Despacho Superior: Se refiere a la máxima autoridad de la institución, de 
la Secretaría Privada de la Presidencia. 
• Marco Normativo: Conjunto de leyes, reglamentos y disposiciones 
legales que regulan el funcionamiento y las actividades de planificación 
institucional. 
• Comprobante de Ejecución: Documento oficial que certifica el 
cumplimiento y avance de metas físicas en un período determinado. 
• Registro de Control: Sistema de documentación y seguimiento de 

26 
expedientes, actividades y resultados de la unidad. 
• Evidencia Documental: Conjunto de documentos, reportes y registros 
que respaldan y verifican la ejecución de actividades y el cumplimiento 
de metas. 
• Análisis de Variaciones: Proceso de identificación y explicación de 
las diferencias entre lo programado y lo ejecutado. 
• Gestión Documental: Sistema organizado de creación, recepción, 
archivo y conservación de documentos institucionales. 

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10. ANEXOS 
ANEXO 1: Formato Sugerido de Solicitud de Información 
para POA, PEI y POM 
FORMATO FR-UPLA-01 
Descripción: Este formato estandariza las solicitudes de información dirigidas a 
las unidades administrativas para la elaboración de los planes institucionales, 
especificando los datos requeridos, formatos y plazos de entrega. 
INFORMACIÓN GENERAL 
Campo Información 
PARA: Nombre de la Unidad Administrativa 
DE: Unidad de Planificación (UPLA) 
ASUNTO: Solicitud de Información para Elaboración de 
(POA/PEI/POM) 
FECHA: DD/MM/AAAA 
No. DE OFICIO: Número correlativo 
TIPO DE PLAN SOLICITADO 
. Plan Operativo Anual (POA) 
. Plan Estratégico Institucional (PEI) 
. Plan Operativo Multianual (POM) 
INFORMACIÓN REQUERIDA 
1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 
Análisis de la situación actual de la unidad 
Identificación de fortalezas y debilidades 
Análisis del entorno (oportunidades y 
amenazas) 
Recursos disponibles (humanos, materiales, financieros) 
2. OBJETIVOS Y METAS 
Objetivos estratégicos de la unidad 
Objetivos específicos por 
programa/proyecto Metas cuantificables 
y temporalizadas Indicadores de 
resultado y gestión 

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3. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 
Listado detallado de actividades principales 
Cronograma de ejecución 
Responsables por actividad 
Presupuesto estimado por actividad 
4. RECURSOS NECESARIOS 
Recursos humanos requeridos 
Recursos materiales y equipamiento 
Recursos financieros por fuente de financiamiento 
Recursos tecnológicos 
5. INDICADORES DE SEGUIMIENTO 
Indicadores de proceso 
Indicadores de resultado 
Medios de verificación 
Frecuencia de medición 
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 
FORMATO DE ENTREGA: 
Digital: Archivo Excel o Word editable 
Físico: Original firmado y sellado 
Presentación: Según formato FR-UPLA-02 
PLAZOS DE ENTREGA: 
Tipo de Plan Plazo 
POA 
PEI 
POM 
FECHA LÍMITE DE ENTREGA: (DD/MM/AAAA) 
CRITERIOS DE CALIDAD 
La información debe cumplir con: 
. Coherencia con los objetivos institucionales 
. Viabilidad técnica y financiera 
. Indicadores SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, 
Temporales) 
. Alineación con normativas vigentes 
. Completitud de todos los campos solicitados 

29 
OBSERVACIONES ADICIONALES 
(Espacio para observaciones específicas según el contexto) 
CONTACTO 
Responsable: (Nombre del responsable UPLA) Teléfono: (Número de contacto) 
Correo: email@institucion.gob.gt) Oficina: Ubicación física 
FIRMA Y SELLO 
Nombre del Titular de UPLA 
Unidad de Planificación y Logística Administrativa 
Fecha: 
Este formato debe ser completado en su totalidad. Cualquier consulta o aclaración 
debe dirigirse a la UPLA dentro de las 48 horas siguientes a la recepción del 
presente. 

30 
ANEXO 2: Formato Sugerido de Presentación de 
Información por Unidades FORMATO 
FR-UPLA-02 
Descripción: Este formato establece la estructura que deben seguir las 
unidades administrativas para presentar su información de planificación, 
incluyendo diagnóstico, objetivos, metas, indicadores y programación de 
actividades. 
I. INFORMACIÓN INSTITUCIONAL 
Campo Información 
Nombre de la Unidad: 
Responsable de la Unidad: 
Cargo: 
Período de Planificación: 
Tipo de Plan: . POA . PEI . POM 
Fecha de Elaboración: 
II. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL 
2.1 ANÁLISIS INTERNO 
Fortalezas: 1. 2. 3. 4. 5. 
Debilidades: 1. 2. 3. 4. 5. 
2.2 ANÁLISIS EXTERNO 
Oportunidades: 1. 2. 3. 4. 5. 
Amenazas: 1. 2. 3. 4. 5. 
2.3 RECURSOS DISPONIBLES 
Tipo de Recurso Cantidad Actual Estado Observaciones 
Personal: 
- Profesional 
- Técnico 
- Administrativo 
Equipo y Mobiliario: 
Presupuesto Asignado: 
Infraestructura: 
III. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 
3.1 MISIÓN DE LA UNIDAD 
(Describir la razón de ser de la unidad) 
3.2 VISIÓN DE LA UNIDAD 
(Describir el futuro deseado de la unidad) 
3.3 OBJETIVOS 

31 
No. Tipo Objetivo Indicador Meta Plazo 
1 Estratégico 
1.1 Específico 
1.2 Específico 
2 Estratégico 
2.1 Específico 
2.2 Específico 
IV. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES 
4.1 MATRIZ DE PLANIFICACIÓN OPERATIVA 
Objetivo Actividad Indicador Meta Responsable Cronograma Presupuesto 
Ene-Mar / 
Abr-Jun / 
Jul-Sep / 
Oct-Dic 
4.2 CRONOGRAMA DETALLADO 
Actividad E F M A M J J A S O N D Responsable 
Convenciones: ¦ Ejecución ¦ . Inicio ¦ . Fin ¦ . Hito importante 
V. PRESUPUESTO REQUERIDO 
5.1 RESUMEN PRESUPUESTARIO 
Fuente de Financiamiento Monto Solicitado Porcentaje 
Fondos Propios % 
Transferencias del Estado % 
Cooperación Internacional % 
Otros % 
TOTAL 100% 
5.2 DISTRIBUCIÓN POR OBJETO DE GASTO 
Rubro Descripción Monto Justificación 
0 Servicios Personales 
100 Servicios No Personales 
200 Materiales y Suministros 
300 Propiedad, Planta y Equipo 

32 
400 Transferencias Corrientes 
TOTAL 
VI. SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN 
6.1 INDICADORES DE SEGUIMIENTO 
Indicador Tipo Fórmula 
de Cálculo 
Frecuencia Medio de 
Verificación 
Meta 
Resultado/ 
Gestión 
Mensual/Trimestr 
al/Semestral/Anu 
al 
6.2 CRONOGRAMA DE EVALUACIÓN 
Tipo de Evaluación Frecuencia Responsable Fecha Programada 
Seguimiento Mensual Mensual 
Evaluación Cuatrimestral Cuatrimestral 
Evaluación Anual Anual 
VII. RIESGOS Y MEDIDAS DE MITIGACIÓN 
Riesgo 
Identificado 
Probabilidad Impacto Medida de 
Mitigación 
Responsable 
Alta/Media/Baja Alto/Medio/Baj 
o 
VIII. ARTICULACIÓN INSTITUCIONAL 
8.1 COORDINACIÓN INTERNA 
(Describir cómo se coordinará con otras unidades internas) 
8.2 COORDINACIÓN EXTERNA 
(Describir coordinación con entidades externas, si aplica) 
IX. ANEXOS DE LA UNIDAD 
Organigrama de la unidad 
Fichas técnicas de 
indicadores Cotizaciones 
(cuando aplique) Otros 
documentos de respaldo 
X. VALIDACIÓN 
10.1 REVISIÓN INTERNA 

33 
Revisado por: 
Cargo: Fecha: 
10.2 APROBACIÓN 
Aprobado por: 
Cargo: Fecha: 
Sello de la Unidad 
Este formato debe completarse en su totalidad y acompañarse de los documentos de 
respaldo correspondientes. 

34 
ANEXO 3: Formato Sugerido de Informe de Ejecución Mensual 
FORMATO FR-UPLA-05 
Descripción: Este formato establece la estructura para los informes mensuales 
de ejecución de metas físicas y presupuestarias, incluyendo análisis de 
avance, problemas identificados y proyecciones del siguiente período. 
I. INFORMACIÓN GENERAL 
Campo Información 
Unidad Administrativa: 
Responsable: 
Mes de Reporte: 
Año: 
Fecha de Elaboración: 
II. RESUMEN EJECUTIVO 
2.1 PRINCIPALES LOGROS DEL MES 
2.2 INDICADORES CLAVE 
Indicador Meta 
Mensual 
Ejecutado % 
Avance 
Estado 
% 
. En tiempo . 
Con retraso 
% 
. En tiempo . 
Con retraso 
% 
. En tiempo . 
Con retraso 
III. EJECUCIÓN DE METAS 
Actividad Programado Ejecutado % Avance Observaciones 
% 
% 
% 
% 
IV. EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 

35 
Rubro Programado 
Mensual 
Ejecutado % 
Ejecución 
Acumulado 
Anual 
Personal % 
Bienes y 
Servicios 
% 
Inversión % 
TOTAL % 
V. PROBLEMAS Y LIMITACIONES 
Problema Impacto Solución Aplicada/Propuesta 
VI. PROYECCIÓN PRÓXIMO MES 
6.1 ACTIVIDADES PROGRAMADAS 
Actividad Meta Responsable Fecha Estimada 
6.2 RECURSOS REQUERIDOS 
Recurso Cantidad Justificación 
VII. ANEXOS 
Fotografías de actividades 
Listados de beneficiarios 
Facturas y comprobantes 
Otros documentos de 
respaldo 
VIII. VALIDACIÓN 
Elaborado por: 
Cargo: Fecha: 
Aprobado por: 
Responsable de Unidad 
Fecha: Sello 
Fecha límite de entrega: 5 días hábiles del mes siguiente 

36 
ANEXO 4: Lista de Verificación de Calidad de Información 
Sugerida 
FORMATO FR-UPLA-08 
Descripción: Este formato presenta una lista de verificación con los criterios 
técnicos y formales que debe cumplir la información recibida de las unidades 
administrativas antes de su aprobación y procesamiento 
I. INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO 
Campo Información 
Documento Revisado: 
Unidad Remitente: 
Fecha de Recepción: 
Revisor UPLA: 
Fecha de Revisión: 
II. VERIFICACIÓN FORMAL 
2.1 REQUISITOS BÁSICOS 
Criterio Cumple No Cumple Observaciones 
Documento completo según 
formato . . 
Firmas y sellos requeridos . . 
Fecha y numeración correcta 
. . 
Legibilidad del documento 
. . 
Anexos solicitados incluidos 
. . 
2.2 PRESENTACIÓN 
Criterio Cumple No Cumple Observaciones 
Redacción clara y coherente . . 
Ortografía y gramática correcta . . 
Formato uniforme . . 
Información organizada 
lógicamente . . 

37 
III. VERIFICACIÓN TÉCNICA 
3.1 CONTENIDO ESTRATÉGICO 
Criterio Cumple No Cumple Observaciones 
Objetivos claros y específicos . . 
Alineación con objetivos 
institucionales 
. . 
Diagnóstico situacional adecuado 
. . 
Viabilidad de las propuestas . . 
3.2 INDICADORES Y METAS 
Criterio Cumple No Cumple Observaciones 
Indicadores SMART . . 
Metas cuantificables . . 
Medios de verificación definidos . . 
Cronograma realista . . 
3.3 PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO 
Criterio Cumple No Cumple Observaciones 
Actividades detalladas . . 
Responsables asignados . . 
Presupuesto justificado 
. . 
Fuentes de 
financiamiento 
identificadas 
. . 
IV. VERIFICACIÓN DE COHERENCIA 
4.1 COHERENCIA INTERNA 
Aspecto Cumple No Cumple Observaciones 
Objetivos-Actividades . . 
Actividades-Presupuesto . . 
Metas-Cronograma . . 
Indicadores-Objetivos 
. . 

38 
4.2 COHERENCIA EXTERNA 
Aspecto Cumple No Cumple Observaciones 
Normativas vigentes . . 
Políticas institucionales 
. . 
Planes superiores 
. . 
Disponibilidad presupuestaria . . 
V. VERIFICACIÓN ESPECÍFICA POR TIPO DE DOCUMENTO 
5.1 PARA PLANES (POA, PEI, POM) 
Criterio Cumple No 
Cumple 
N/A Observaciones 
Marco estratégico definido 
. . . 
Análisis de riesgos incluido 
. . . 
Sistema de monitoreo y 
evaluación . . . 
Articulación interinstitucional . . . 
5.2 PARA INFORMES DE EJECUCIÓN 
Criterio Cumple No Cumple N/A Observaciones 
Datos de ejecución completos . . . 
Análisis de variaciones . . . 
Medios de verificación 
adjuntos 
. . . 
Propuestas de mejora 
. . . 
VI. RESULTADO DE LA VERIFICACIÓN 
6.1 CALIFICACIÓN GENERAL 
. APROBADO- Cumple todos los criterios esenciales 
. APROBADO CON OBSERVACIONES MENORES - Requiere ajustes mínimos 
. REQUIERE CORRECCIONES - Tiene deficiencias significativas 

39 
. RECHAZADO - No cumple criterios básicos 
6.2 OBSERVACIONES PRINCIPALES 
No. Observación Tipo Acción Requerida 
1 
. Mayor . Menor 
2 
. Mayor . Menor 
3 
. Mayor . Menor 
6.3 RECOMENDACIONES 
VII. SEGUIMIENTO 
7.1 PLAZOS 
Tipo de Corrección Plazo Máximo 
Observaciones Menores 3 días hábiles 
Correcciones Mayores 7 días hábiles 
Reelaboración 15 días hábiles 
7.2 PRÓXIMOS PASOS 
. Devolver a la unidad para correcciones. 
. Aprobar y continuar proceso. 
. Solicitar reunión técnica. 
. Elevar a nivel superior 
VIII. VALIDACIÓN 
8.1 TÉCNICO REVISOR 
Nombre de Cargo: 
Fecha: 
Firma: 

40 
8.2 COORDINADOR UPLA (Si aplica) 
Nombre: 
Cargo: 
Fecha: 
Firma: 
Esta lista de verificación debe completarse para todos los documentos de 
planificación recibidos en UPLA antes de su procesamiento.