NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECEPCION Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Elaborado por: Revisado por: Revisado y Validado por: Nombre: Claudia Marina Pazos Rodríguez de Juarez Esdras Hazael Palacios Palacios Iliana Patricia Orozco Hernández Puesto que ocupa: Asistente Administrativa Coordinador de la Unidad de Planificación Directora Administrativa Fecha: Febrero de 2023 Febrero de 2023 Febrero de 2023 Firma: Objetivo: Establecer el procedimiento para definir las actividades que se realizan en la recepción y gestión de correspondencia dirigida al Señor Presidente de la República, Secretario Privado de la Presidencia de la República, Subsecretarios Administrativo y de Asuntos Políticos, así como al personal de la Secretaría Privada de la Presidencia. Acrónimos: SPP Secretaría Privada de la Presidencia DA Dirección Administrativa Abreviaturas: EXP Expediente SECRETARIO PRIVADO Secretario Privado de la Presidencia de la República Proceso a cargo de: Dirección Administrativa Responsables del Proceso: Director Administrativo Asistente Administrativo(a) Despacho Superior NORMAS INTERNAS 1. Los expedientes se recibirán de forma electrónica y/o digital y cuando se presenten físicos deberán ser digitalizados en el registro auxiliar en que corresponda, por parte del personal de la Dirección Administrativa, devolviendo el original al interesado, generando la constancia de recepción que corresponda con la información de número de correlativo, fecha de recepción y se entregará de acuerdo a la forma en que fue recibida la solicitud. 2. La responsabilidad de la recepción y gestión de los expedientes, será del personal involucrado en el proceso, quienes deberán verificar el cumplimiento de los requisitos siguientes: a. Que esté dirigido al Señor Presidente de la República, Secretario Privado de la Presidencia de la República, Subsecretarios o personal de la Secretaría Privada de la Presidencia. b. Que el documento o gestión contenga la fecha, correo electrónico (en caso aplique), firma, sello (si corresponde) por la persona individual o jurídica que lo presenta y que esté debidamente foliado, así como lo que establezca la normativa vigente aplicable. 3. El personal de la Dirección Administrativa deberá brindar el apoyo necesario a cualquier persona que se avoque a la Secretaría Privada de la Presidencia, a presentar correspondencia. a. En caso la persona interesada no sepa leer ni escribir, el personal de la Dirección Administrativa deberá brindar el apoyo necesario a efecto de formalizar la solicitud requiriendo su consentimiento de grabarlo para evidenciar su integridad, la cual será parte integral del expediente. 4. La solicitud se recibirá digital y/o electrónica procediendo de la siguiente manera: a. En caso se presente digitalizado y/o electrónico se procede conforme la literal e. del presente numeral. b. En caso se presente en forma física cerrado con carácter confidencial y/o personal, se procede a digitalizar el sobre conservando la integridad del mismo. c. Se exceptúan los casos de invitaciones, reconocimientos y cualquier otro que por su naturaleza no pueda ser digitalizado. d. En todos los casos anteriores, se genera constancia de recepción que corresponda con la información de número de correlativo, fecha de recepción y se entrega de acuerdo a la forma en que fue recibida la solicitud. 5. Para el ingreso de los expedientes se deberá llenar cada uno de los campos requeridos en el registro auxiliar correspondiente para su posterior traslado al Director Administrativo. 6. La Asistente Administrativa generará un reporte diario de ingreso de expedientes para ser trasladado al Señor Presidente de la República, Secretario Privado de la Presidencia de la República, Subsecretarios Administrativo y de Asuntos Políticos. PROCEDIMIENTO Entrada del Proceso Descripción del Proceso Salida del Proceso Correspondencia 1. Interesado presenta documento(s) en recepción de la Secretaría Privada de la Presidencia. Expediente de Gestión 2. Asistente Administrativa recibe documento(s) y procede de la siguiente manera: 2.1 Si el (los) documento(s) cumple(n) con lo descrito en el numeral 2 de las normas internas del presente manual, se procederá a darle ingreso correspondiente. Sigue paso 3 2.2 Si el (los) documento(s) no cumple(n) con lo descrito en el numeral 2 de las normas internas del presente manual, se devolverá al interesado, informándole el o los motivos por los cuales no se le recibe. Regresa al paso 1. 3. Asistente Administrativa ingresa al registro auxiliar correspondiente la información de los documentos recibidos y genera e imprime la constancia de recepción y se le entrega al interesado. 4. Interesado recibe (los) documento(s) presentado(s) y la constancia de recepción. 5. Asistente Administrativa archiva en carpeta digital que se denominará “Expedientes” en el registro auxiliar correspondiente, genera reporte y trasladará los expedientes ingresados y el reporte al Director Administrativo para su análisis. 6. Director Administrativo recibe los expedientes ingresados por medio del registro auxiliar correspondiente y lee el contenido, para trasladar a donde corresponda. 7. Despacho del señor Presidente de la República, el señor Secretario Privado y Subsecretarios, reciben sus expedientes y verifican en el Registro auxiliar correspondiente, firman y sellan informe de expedientes recibidos para el trámite correspondiente. 8. Fin. FLUJOGRAMA: | 6ta Avenida 4-46 Zona 1 | PBX: 2502-6363 | www.secretariaprivada.gob.gt | informacion@secretariaprivada.gob.gt | MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CÓDIGO MNDP-DA-01-01 EDICIÓN 01 RECEPCIÓN Y GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA REVISIÓN 01 PÁGINAS Página 3 de 4 Elaborado por: Revisado por: Revisado y validado por: Aprobado Acuerdo Interno Número Asistente Administrativo(a) Coordinador de la Unidad de Planificación Director Administrativo DSPPR-AI-14-2023/UDAJ Del 28 de febrero de 2023