ACUERDO INT ERNO No. SPP-02-2017 Guatemala, 11 de octubre de 2017 LA SECRETARIA PRIVADA DE LA PRESIDE NCIA DE LA EPÚBICA CONSIDERANDO: Que el Acuerdo Gubernativo Número 108-2015, de fecha veintiséis de marzo de 2015, que aprobó el Reglamento Orgánico Interno de la Secretaria Privada de la Presidencia, establece que la Secretarla Privada de la Presidencia, con el objeto de lograr la agilidad, eficiencia y eficacia en el desempeño de sus funciones, podrá emitir las disposiciones internas que sean necesarias. CONSIDERANDO: Que es indispensable contar con instrumentos de tipo administrativo actualizados, para el adecuado control interno y eficiencia en el uso de los recursos de la Secretaria Privada de la Presidencia CONSIDERANDO: Que la Unidad de Planificación elaboró el documento identificado con el CÓDIGO PITFM-01, EDICIÓN 01-2017, que contiene la actualización de las Políticas Internas de Telefonía Fija y Móvil de la Secretarla Privada de la Presidencia, revisado por la Dirección Administrativa. POR TANTO: Con fundamento en lo que establece el Artículo 202 de la Constitución Política de la República de Guatemala y en el ejercicio de las funciones que le confiere el Artículo 4 del Acuerdo Gubernativo No. 108-2015, Reglamento Orgánico Interno de la Secretaria Privada de la Presidencia. ACUERDA: Artículo 1. Aprobar el documento identificado con el CÓOIGO PITFM-01, EDICIÓN 01-2017, que contiene la actualización de las Políticas Internas de Telefonía Fija y Móvil de la Secretaria Privada de la Presidencia, elaborado por la Unidad de Planificación y revisado por la Dirección Administrativa Artículo 2. Es responsabilidad de la Dirección Administrativa, en coordinación con las demás Direcciones y Unidades Administrativas de la Secretaria Privada de la Presidencia, la divulgación y cumplimiento de las Políticas aprobadas en el presente Acuerdo. Artículo 3. Los casos no previstos en las Políticas Internas de Telefonía Fija y Móvil que se aprueban mediante el presente acuerdo, serán resueltos por el Despacho Superior, o por quien éste designe. Artículo 4. Se deroga el Acuerdo Interno de Secretaria No. 7-2014, de fecha 26 de febrero de 2014, de la Secretaria Privada de la Presidencia y todas las disposiciones administrativas internas que se opongan o contravengan lo dispuesto en la presente actualización de las Políticas Internas de Telefonía Fija y Móvil de la Secretarla Privada de la Presidencia. Artículo 5. El presente Acuerdo surte sus efectos a partir de la presente fecha. COMUNÍQUESE: POLÍTICAS INTERNAS DE TELEFONÍA FIJA Y MÓVIL Actualizado por: Revisado por: Nombre: Leonel Fernando Reyes Sierra Iliana Patricia Orozco Hernández Puesto que ocupa: Coordinador de la Unidad de Planificación Directora Administrativa Fecha: 11 de octubre de 2017 11 de octubre de 2017 Firma: Contenido CAPITULO I 4 1. NORMATIVA GENERAL 4 1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN 4 1.2 OBJETIVO GENERAL 4 1.3 PROPÓSITO DEL SERVICIO TELEFÓNICO 4 CAPÍTULO II 5 2. MODALIDADES DEL SERVICIO DE TELEFONÍA 5 2.1 SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA 5 2.2 SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL 5 CAPÍTULO III 6 3. ADQUISICIONES Y CANCELACIONES 6 3.1 ADQUISICIÓN Y CANCELACIÓN DE SERVICIOS 6 3.2 ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE TELEFONÍA 6 CAPÍTULO IV 7 4. LLAMADAS TELEFÓNICAS 7 4.1 LLAMADA LOCALES 7 4.2 LLAMADA INTERNACIONALES 7 CAPÍTULO V 8 5. CONTROLES INTERNOS 8 5.1 CÓDIGO PERSONAL DE ACCESO 8 5.2 REPORTE MENSUAL DEL USO DEL TELEFÓNO 8 5.3 MONITOREO DEL USO DE TELÉFONO 8 5.4 TARJETAS DE RESPONSABILIDAD 8 CAPÍTULO VI 9 6. DISTRIBUCIÓN Y ASIGNACIÓN 9 6.1 DISTRIBUCIÓN Y EXTESIONES TELEFÓNICAS INTERNAS 9 6.2 ASIGNACIÓN DE TELEFÓNOS FIJOS 9 6.3 ASIGNACIÓN DE LÍNEAS MÓVILES 10 CAPÍTULO VII 10 7. PÉRDIDA, ROBO Y DAÑO DE TELÉFONO 10 7.1 PROCEDIMIENTO EN CASO DE PERDIDA O ROBO 10 7.2 DAÑO A LOS TELÉFONOS 11 CAPÍTULO VIII 11 8. PROHIBICIONES 11 CAPÍTULO IX 12 9. SANCIONES 12 CAPITULO I 1. NORMATIVA GENERAL 1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN Las presentes disposiciones aplican a la asignación y uso de la telefonía fija y móvil en la Secretaría Privada de la Presidencia. Las disposiciones son de observancia y aplicación general, por lo que deberán ser comunicadas a todos los servidores públicos y personal que presta sus servicios técnicos y profesionales, que hacen uso del servicio telefónico. 1.2 OBJETIVO GENERAL Regular la asignación, administración, uso y control de la telefonía fija y móvil de la Secretaría Privada de la Presidencia. 1.3 PROPÓSITO DEL SERVICIO TELEFÓNICO Proveer de una herramienta que permita la comunicación eficiente y eficaz a fin de cumplir con los objetivos y las funciones propias de la Secretaría Privada de la Presidencia. CAPÍTULO II 2. MODALIDADES DEL SERVICIO DE TELEFONÍA 2.1 SERVICIO DE TELEFONÍA FIJA Consiste en el servicio que permite al usuario realizar y/o recibir llamada por medio de aparatos telefónicos fijos con acceso local, nacional o internacional a través de la infraestructura telefónica de la Secretaría Privada de la Presidencia. 2.2 SERVICIO DE TELEFONÍA MÓVIL Consiste en el sistema de comunicación que se da a partir del uso de teléfonos móviles, que permitan al usuario movilizarse sin estar conectado a cables o sistemas estáticos. Este sistema puede incluir servicio de internet con el objeto de adaptar aplicaciones informáticas alternativas que hacen comunicación eficiente y eficaz. CAPÍTULO III 3. ADQUISICIONES Y CANCELACIONES 3.1 ADQUISICIÓN Y CANCELACIÓN DE SERVICIOS La adquisición y cancelación de servicios de telefonía fija y móvil, serán autorizadas por la máxima autoridad de la Secretaría Privada de la Presidencia y/o Subsecretaría Administrativa, por medio de la Dirección Administrativa. 3.2 ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE TELEFONÍA Podrán adquirirse plantas telefónicas, teléfonos y otros equipos relacionados al servicio de telefonía, cuando se considere necesario, para lo cual se deberá cumplir con los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado. CAPÍTULO IV 4. LLAMADAS TELEFÓNICAS 4.1 LLAMADA LOCALES Los servidores públicos y el personal que presta sus servicios técnicos o profesionales en la Secretaría, deben velas por el uso razonable del servicio de telefonía fija o móvil, para el cumplimiento de las funciones asignadas. Cualquier exceso en el cobro de los servicios por parte de la empresa proveedora de estos, será cubierto por el usuario de la línea telefónica fija o móvil. 4.2 LLAMADA INTERNACIONALES El Secretario Privado y los Subsecretarios, podrán realizar llamadas al exterior del país con fines institucionales. El Despacho Superior de la Secretaría Privada de la Presidencia, podrá autorizar a otros servidores públicos o personal que presta sus servicios técnicos o profesionales en la Secretaría, para realizar llamadas de larga distancia, siempre y cuando estén vinculadas con el quehacer de la Secretaría. CAPÍTULO V 5. CONTROLES INTERNOS 5.1 CÓDIGO PERSONAL DE ACCESO Se asignará un código personal de acceso al servicio de telefonía fija a cada usuario, el cual servirá para verificar el adecuado uso del mismo. 5.2 REPORTE MENSUAL DEL USO DEL TELEFÓNO La Dirección de Informática genera un reporte mensual de uso de la telefonía fija, que muestre la duración y el destino de las llamadas y lo trasladará a la Dirección Administrativa. 5.3 MONITOREO DEL USO DE TELÉFONO La Dirección Administrativa realizará el monitoreo de forma constante sobre el servicio de telefonía fija para establecer el uso razonable de este recurso. 5.4 TARJETAS DE RESPONSABILIDAD Los aparatos fijos telefónicos que se encuentren registrados en el inventario de activos fijos de la Secretaría Privada de la Presidencia y sean asignados a los servidores públicos y al personal que presta sus servicios técnicos o profesionales, formarán parte de su Tarjeta de Responsabilidad, para su uso y custodia. CAPÍTULO VI 6. DISTRIBUCIÓN Y ASIGNACIÓN 6.1 DISTRIBUCIÓN Y EXTESIONES TELEFÓNICAS INTERNAS La distribución de las extensiones telefónicas internas la realizará la Dirección Informática en coordinación con la Dirección Administrativa, con base en la capacidad de la planta telefónica, las necesidades administrativas y la ubicación del personal dentro de la institución. 6.2 ASIGNACIÓN DE TELEFÓNOS FIJOS La asignación de aparatos telefónicos fijos se hará al puesto de trabajo de conformidad de las actividades que desempeña el personal de la Secretaría Privada de la Presidencia, quienes serán los responsables de cuidado de los aparatos telefónicos y notificarán inmediatamente a la Dirección Administrativa en caso de surgir fallas en el servicio telefónico. Si el aparato telefónico se encuentra ubicado en la oficina en la cual realizan sus actividades varios servidores públicos o personal que presenta servicios técnicos o profesionales, el cuidado del miso será responsabilidad todos los que ocupen la oficina. 6.3 ASIGNACIÓN DE LÍNEAS MÓVILES El Despacho Superior indicará a la Dirección Administrativa, quienes serán los servidores público o personal que presta servicios técnicos o profesionales los que se asignará línea as móviles en la Secretaría Privada de la Presidencia. CAPÍTULO VII 7. PÉRDIDA, ROBO Y DAÑO DE TELÉFONO 7.1 PROCEDIMIENTO EN CASO DE PERDIDA O ROBO Cuando se produzca la pérdida o robo del teléfono móvil, el usuario debe proceder la siguiente manera: a) Notificar a la Dirección Administrativa el incidente para que se proceda a solicitar el bloqueo y recuperación de la línea telefónica. b) Presentar la denuncia al Ministerio Público y entregar la copia de la misma a la Dirección Administrativa quien informará a la empresa proveedora del servicio de telefonía. c) Pagar el deducible que corresponda al aparato asignado o sustituirlo por uno con similares o mejores características. 7.2 DAÑO A LOS TELÉFONOS En caso de que el teléfono sufra daño debido caídas, golpes o descuido por parte del usuario, éste deberá cubrir los gastos de reparación. Si el daño fuera irreparable, el usuario deberá pagar el deducible que corresponda al aparato asignado o sustituirlo por uno con similares o mejores características. En cualquiera de los casos, cuando el usuario pague el deducible correspondiente, la Dirección Administrativa efectuará la gestión para la reposición de un teléfono móvil con similares o mejores características, por parte de la empresa proveedora del servicio de telefonía. CAPÍTULO VIII 8. PROHIBICIONES Queda terminantemente prohibido: 1. Realizar llamadas a operadores de servicios comerciales y promocionales. 2. Dejar el teléfono descolgado con la intención de no atender llamadas. 3. Dejar la comunicación en espera intencionalmente con el propósito de no atender temas que pudieran ser de importancia para la Secretaría. 4. Prestar el teléfono fijo o móvil a personas ajenas a la Institución. 5. Realizar llamadas internacionales que no correspondan a actividades institucionales y/o que no están autorizadas por el Despacho Superior. 6. Trasladar el teléfono fijo a otro lugar de trabajo al cual no está asignado y reprogramar extensiones sin la debida autorización. CAPÍTULO IX 9. SANCIONES Los servidores públicos de la Secretaría Privada de la Presidencia, que incumplieran o aplicaran de manera incompleta o incorrecta lo establecido en el presente Documento de Políticas Internas de telefonía fija o móvil de la Secretaría Privada de la Presidencia, podrán ser sancionados en función a lo establecido en el Decreto 1748 Ley de Servicio Civil. 1 Secretaría Privada de la Presidencia CÓDIGO PITFM-01 EDICIÓN 01-2017 POLÍTICAS INTERNAS DE TELEFONIA FIJA Y MÓVIL REVISIÓN 01 PÁGINAS Página 6 de 12